Technikum im. J.Piłsudskiego w Brzesku - Zarządzanie czasem

Jedyną rzeczą, jaką możemy zrobić, to nauczyć się lepiej i efektywniej wykorzystywać czas, który mamy do dyspozycji. Oznacza to, że poprzez kontrolowanie tego, co robimy zarządzamy sobą w czasie i dokładnie to mamy na myśli mówiąc o zarządzaniu czasem. Masz ograniczoną ilość czasu i od Ciebie zależy, gdzie go ulokujesz.

Zadaj sobie kilka pytań:

• Czy jestem punktualny, czy raczej się spóźniam?
• Czy kończę zadania w wyznaczonym na nie czasie, czy raczej przekraczam ustalone terminy?
• Czy wiem na co poświęcam swój czas? Czy dobrze nim gospodaruję?

Jeśli na wszystkie lub część z tych pytań odpowiedziałeś „Nie” oznacza to, że jest pole do poprawy w zakresie Twojego zarządzania czasem.

Dla każdej osoby skuteczne metody zarządzania czasem są inne. To co działa dla jednej osoby, niekoniecznie sprawdzi się w przypadku kogoś o innej osobowości. Wobec tego eksperymentujmy. Próbujmy nowych rzeczy, rozmaitych rozwiązań, a wówczas na pewno uda się osiągnąć optimum.

 OTO  WSKAZÓWKI,  JAK  LEPIEJ  WYKORZYSTAĆ I ZARZĄDZAĆ SWOIM CZASEM

1. Sprawdź na co tracisz czas – notuj wszystkie swoje aktywności

Zbadaj na co przeznaczasz swój czas. Zacznij od zapisywania w „dzienniczku” wszystkich swoich aktywności, które miały miejsce w ciągu tego tygodnia. Pamiętaj, aby nie zapomnieć o dopisaniu, ile czasu dana czynność zajęła każdego dnia.

To pomoże zrozumieć z jednej strony, jak wiele można zrobić, a z drugiej na czym marnujesz czas. Zobaczysz, które czynności doprowadziły do konkretnych efektów, a które były zupełnie bezproduktywne.

2. Planuj i ustalaj priorytety

Co powinno być ostatnią czynnością wykonaną w danym dniu? Zaplanowanie następnego dnia! Dzięki temu będziesz spać spokojnie, a odpowiednia ilość snu to podstawa wysokiej produktywności. Ale tak naprawdę plan można też zrobić na początku dnia – tak naprawdę liczy się, żeby przystępować do pracy, mając go przed oczami.

Twoim celem powinno być trzymacie się tego planu w ciągu dnia i realizacja zaplanowanych działań.  Oczywiście życie była nieprzewidywalne i nie zawsze wszystko, co sobie zaplanowaliśmy uda się zrealizować, natomiast powinniśmy do tego dążyć.

Planując zadania ustalaj priorytety. 20% działań przekłada się zwykle na 80% wyników (zasada Pareto). Dlatego ustal, które zadania są najważniejsze i zacznij od nich. Masz problemy z ustalaniem priorytetów? Podziel zadania na ważne i pilne stosując tzw. macierz Eisenhower'a. Ten amerykański prezydent mawiał ponoć:

„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.”

Podział zadań według Eisenhower'a należy przeprowadzić według poniższego schematu:

źródło grafiki: krystianmularczyk.com

3. Ustal limit czasu na każde zadanie

Spisałeś już, co chcesz wykonać w danym dniu, sformułowałeś, jakie masz zadania. Określ też pory dnia, godziny kiedy będziesz realizował dane zadania i ile czasu na nie potrzebujesz. Oczywiście, nie ma większego sensu planowanie wszystkiego, co do minuty, bo tak dokładne plany w zderzeniu z rzeczywistością mogą się nie udać, natomiast jasno określ, w jakich godzinach będziesz realizował dane zadanie, do kiedy powinieneś je skończyć, aby zająć się kolejnym. Kiedy będzie czas na posiłki, a kiedy na  inne aktywności. Staraj się trzymać tego harmonogramu.

4. Korzystaj z zegarka i stopera

Może się wydawać to oczywiste, ale warto mieć zegarek, aby lepiej zarządzać czasem. Dziś często patrzymy na zegarek w komórce, natomiast warto mieć również zegarek na rękę, aby kontrolować, która jest godzina. Czasem pracując, jesteśmy tak pochłonięci, że tracimy poczucie czasu. Warto co jakiś czas zerknąć na zegarek i skontrolować czas w stosunku do planu, który sobie założyliśmy. Jest to szczególnie istotne, gdy na dane zadanie mamy z góry określony „time-box”. Dodatkowo możesz sobie ustawić alarm, który przypomni Ci, że czas upłynął. Możesz też wykorzystać timer np. taki, jak w kuchni używamy przy gotowaniu jajek lub też skorzystać z minutnika w komórce. Wprowadzasz czas, jaki chcesz poświęcić na zadania i odliczasz od tyłu, gdy upłynie uruchamia się sygnał dźwiękowy i wiesz, że czas upłynął. To świetny sposób panowania nad upływającym czasem.

5. Celuj w realizację przed czasem

Kiedy starasz się zakończyć zadanie w dokładnie wyznaczonym czasie, to albo Ci się to uda albo przekroczysz wymagany termin. Przeważnie przestrzelisz i się spóźnisz, a do tego będziesz dodatkowo zestresowany tą sytuacją. Jednak jeśli narzucisz sobie krótszy termin niż ostatecznie wymagany, postanowisz zrobić coś szybciej i będziesz starać się wykonać zadanie przed czasem bardzo często z uwagi na różne nieprzewidziane w życiu okoliczności będziesz dokładnie o czasie. Jeśli umawiasz się na spotkanie na konkretną godzinę, staraj się być trochę wcześniej. Jeśli chodzi o terminy, dąż do tego, aby wykonywać zadania przed czasem. Pozwoli to mieć też bufor bezpieczeństwa na ewentualne poprawki, wyjaśnianie wątpliwości odbiorcy zadania itp.

6. Poznaj samego siebie

Poznaj siebie, znajdź czas w ciągu doby, gdy jesteś najbardziej produktywny. Nie ma na to żadnej recepty, po prostu trzeba obserwować samego siebie. Są osoby, którym lepiej się pracuje rano, są i takie, którym praca lepiej idzie po obiedzie. W tym czasie realizuj trudne zadania, nie będą wtedy takie trudne.

7. Ustalaj cele i weryfikuj ich osiągnięcie

Przed rozpoczęciem zadania poświęć kilka minut i zastanów się, jaki wynik chcesz osiągnąć realizując dane zadanie. Pozwoli to na określenie efektu końcowego, który będzie można uznać jako sukces. Po zakończeniu zadania poświęć kolejne kilka minut na jego ocenę. Czy cel został osiągnięty? Jeżeli nie, zastanów się dlaczego i następnym razem wykorzystaj te wnioski.

8. Asertywność jest dobra

Nie pozwól, by ci przeszkadzano, gdy musisz się skupić nad zadaniem. Nie pracujemy w próżni, często się zdarza, że ktoś czegoś od nas potrzebuje. Warto jednak w takiej sytuacji określić, czy to sytuacja awaryjna i nasza reakcja jest niezbędna natychmiast, czy przypadkiem problem nie może poczekać, aż skończymy pracę nad aktualnym zadaniem?

9. Wielozadaniowość jest zła

Być może niektórym przyjdzie z trudem uświadomić sobie, że w dzisiejszym, rozpędzonym świecie wielozadaniowość to nic dobrego. Robiąc wiele rzeczy naraz, zwykle niczego nie robi się do końca.

Skup się na jednym zadaniu i je zrealizuj. Wielozadaniowość jest wrogiem produktywności. Gdy zaczynamy wiele zadań jednocześnie, umysł skupia się na wielu szczegółach, ponadto przeskakując z jednego zadania na drugie, tracimy czas i energię na przypomnienie sobie założeń danego zadania, wdrożenie się w jego realizację od nowa.

10.  Blokuj rozpraszacze

Co rozprasza Cię w nauce? Dzwoniący telefon? Powiadamiania na komórce? SMS-y? Chaty? W dzisiejszych czasach dookoła nas dzieje się tyle, że nasza silna wola, aby nie oderwać się od pracy jest wystawiana na dużą próbę. Szczególnie nasze smartfony są ogromnym źródłem rozproszenia. Gdy tylko pojawi się nowa wiadomość odrywamy się od pracy i od razu patrzymy, kto napisał i o co chodzi. Przy okazji zaglądamy na Facebooka i przeglądamy, co tam nowego u znajomych. Kiedy wykonujesz ważną pracę, wyłącz telefon. Tak wyłącz, wiem że to trudne, jednak pozwoli na większe skupienie. Na nieodebrane telefony, czy wiadomości możesz odpowiedzieć później. W większości sytuacji nie są to gardłowe sprawy i mogą poczekać.

11. Walcz z nieładem

Bałagan przeszkadza, zmniejsza produktywność, to przez niego często tracisz czas. I nie chodzi tutaj wyłącznie o bałagan na biurku. W pracy z komputerem znacznie bardziej przeszkadza brak porządku w dokumentach – zarówno tych offline, jak i online. Być może najszybciej zapisać nowy plik na pulpicie, ale warto wziąć też pod uwagę czas, który spędzisz potem szukając tego pliku. A wystarczy odpowiednio zorganizować system folderów i zaplanować, które dokumenty, w którym miejscu są zapisywane, a potem trzymać się wprowadzonych zasad.

12. Nie przejmuj się nieistotnymi szczegółami

Oczywiście, warto dążyć do doskonałości i jak najlepszych rezultatów, jednak trzeba umieć sobie odpowiedzieć na pytanie, czy to co zrobiłem jest już wystarczająco dobre. Bycie zbytnim perfekcjonistom pochłania ogromnie dużą ilość czasu, który mógłby być wykorzystany na inne czynności. W tym miejscu warto wspomnieć o podejściu firmy Facebook do tego tematu „Done is better than perfect”, tzn. „Zrobione jest lepsze niż perfekcyjne”. Coś w tym jest, lepiej wykonać dane zadanie w dostatecznie dobry sposób niż marnować czas na próbę osiągnięcia ideału, który w ostatecznym rozrachunku nie wniesie zbyt wiele wartości dodanej.

13. Odważ się pracować wolno

Wbrew pozorom próba pracowania jak najszybciej nie przyniesie pozytywnych rezultatów. Śpiesz się powoli, czyli pracuj w swoim własnym, optymalnym tempie. Pamiętaj, że nie da się zrobić wszystkiego! Wiele osób narzuca sobie realizację zbyt wielu rzeczy w zbyt krótkim czasie.

Jak radzić sobie z trudnymi i skomplikowanymi zdaniami?

Najprostsze i najszybsze techniki wykorzystywane do radzenia sobie z trudnymi i skomplikowanymi zadaniami znajdziesz poniżej:

Proste metody zarządzania czasem

Zachęcam również do obejrzenia krótkich filmików w niżej zamieszczonych linkach:

Prosty i zdumiewająco skuteczny sposób na większą ilość czasu   

Jak mieć więcej czasu - technika czasozmianu

Jak przestać odkładać na później? 3 techniki na prokrastynację

 

Opracowała Pedagog szkolny Ewa Wolny-Dziurgot

Źródło: Katarzyna Strzelczyk, rosnijwsile.pl